Co powinna zawierać prawidłowo wypełniona ewidencja przebiegu pojazdu?
Filed under: Biznes
Comments: None
Tagi: , ewidencja przebiegu pojazdu, offigo.pl
Każdy, zapewne nie raz, otrzymał możliwość wyjazdu w delegacje – czy to samochodem prywatnym czy też służbowym. W przypadku podróży pojazdem prywatnym, pracownik rozlicza się z pracodawcą dodając do rozliczenia ewidencję przebiegu pojazdu, w którym – w zależności od pojemności samochodu – przysługuje ryczałt za 1 km. Ustawowo: dla samochodu o pojemności do 900 cm³ wynosi 0,5214, natomiast od 900 cm³ – 0,8358 zł; motocykla – 0,2302 zł, natomiast motoroweru – 0,1382 zł.
Często zdarza się, że stawki ryczałtu obowiązujące w firmie są zupełnie inne niż te, które określone w wewnętrznym regulaminie firmy. Zarówno rozliczanie delegacji, jak i dodawanie ewidencji przebiegu to dosyć czasochłonne czynności. Ich usprawnienie leży w zaawansowanej technologii, a dokładnie – oprogramowaniu dla zarządzania delegacjami i ewidencją. Odpowiednio dobrany program wyręcza pracowników w naliczaniu diet i ryczałtów również w dodawaniu ewidencji, gdzie można zapamiętać trasę. Wypisując ręcznie ewidencję czy też dodając do programu powinna ona zawierać:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (pojemność decyduje o obowiązującej stawce za 1km),
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- kolejny numer wpisu,
- ilość faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Ewidencja pojazdów dla celu VAT różni się głównie koniecznością podania stanu licznika przebiegu pojazdu samochodowego: na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, dzień zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego. „Korzystanie z programów które zapamiętują trasy i odległości oraz same naliczają ryczałty jest bardzo wygodne. Dodatkowo pozwala zaoszczędzić dużo czasu oraz uniknąć błędów w wypełnianiu i przeliczeniach” – twierdzi twórca Offigo.pl Łukasz Osuch.
*Platforma do zarządzania firmą Offigo.pl została współfinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
