Sale szkoleniowe i konferencyjne na wynajem – gdzie szukać?
Filed under: Biznes
Comments: None
Tagi: , platforma rezerwacji sal, sale konferencyjne, sale szkoleniowe, spotello, wynajem sal
Znalezienie odpowiedniej lokalizacji jest istotnym elementem organizacji każdego wydarzenia – zarówno niewielkiego szkolenia, jak i dużej konferencji dla setki uczestników. Sala powinna odpowiadać formatowi organizowanego przedsięwzięcia – szukając sali na małe spotkanie będziemy zwracać uwagę na inne szczegóły, niż na większe eventy. Gdzie jednak można znaleźć oferty, z których możemy wybierać?
Większość organizatorów wydarzeń w pierwszej kolejności zwraca się w stronę wyszukiwarki Google, wpisuje frazę „sale szkoleniowe w Warszawie” lub podobną i rozpoczyna przeglądanie stron poszczególnych obiektów. Ta metoda obarczona jest jednak kilkoma poważnymi wadami. Przede wszystkim organizator traci dużo cennego czasu na szukaniu kluczowych dla niego informacji na witrynach, które niejednokrotnie nie są poprawnie sformatowane. Niektóre firmy nie udostępniają też kompletnej oferty bezpośrednio na stronie, co utrudnia porównywanie sal i zmusza do wymiany mailowej tylko w celu poznania szczegółów oraz stawek za wynajem.
Obecnie organizator wydarzenia wcale nie jest skazany na długotrwałe surfowanie po sieci w celu znalezienia kilku ofert, które mógłby ze sobą porównać. Rozwój nowoczesnych platform tematycznych online dał duży impuls do standaryzacji i uproszczenia procesów, które wcześniej wymagały poświęcenia większej ilości czasu i uwagi. Takie serwisy najszybciej pojawiły się w branży hotelarskiej. Mało kto nie rezerwował nigdy noclegu w poprzez Booking.com czy AirBnB. Wspólne, standaryzowane platformy dały mocną kartę przetargową klientom, którzy mogą wyszukiwać i porównywać oferty, biorąc pod uwagę kluczowe dla nich kryteria.
Zmiany na rynku noclegów przez długi czas omijały jednak rynek MICE (ang. Meetings, Incentives, Conferences, Events), co sprawiało, że organizatorzy spotkań, trenerzy i szkoleniowcy nie mieli podobnego narzędzia, umożliwiającego szybkie wyszukanie sali i rezerwację online.
Platforma rezerwacji sal online
We wrześniu 2017 roku wystartowała ogólnopolska platforma rezerwacji sal o nazwie Spotello (www.spotello.pl). Portal pozwala wyszukiwać i bukować: sale szkoleniowe, konferencyjne, komputerowe, rekrutacyjne, coachingowe bezpośrednio online we wszystkich dużych miastach Polski. Wystarczy wpisać liczbę osób i termin spotkania. Portal wciąż rozszerza swoją ofertę – już na starcie można było znaleźć sale w przeszło 180 obiektach, zlokalizowanych w 30 miejscowościach.
Nowa platforma rezerwacyjna od strony technicznej bazuje na silniku SmartRooms – systemu ERP, dedykowanego dla właścicieli obiektów konferencyjnych i sal na wynajem. Osoby, mające styczność z procesem rezerwacji sal w tym systemie nie powinny mieć trudności z korzystaniem z funkcji, dostępnych w Spotello. Co więcej, posiadacze kont w SmartRooms mogą logować się w Spotello tym samym loginem i hasłem.
Na dedykowanej platformie lepiej
Jakie są korzyści szukania sal konferencyjnych i szkoleniowych na dedykowanych portalach? Organizator przede wszystkim ma możliwość porównania wielu ofert bez konieczności surfowania po niezliczonych stronach internetowych, przez co skraca czas niezbędny do przygotowania wydarzenia. Wspólny marketplace stanowi także dobre miejsce do poszukiwania okazji cenowych, gdyż oprócz dużych firm z rynku MICE skupia także mniejsze podmioty, oferujące swoje usługi na dobrym poziomie i w przystępnych cenach.
Ponadto pozwala na szybsze dokonywanie rezerwacji, omijając długotrwałą wymianę mailową, na którą najczęściej składa się prezentacja szczegółów oferty, zapytanie o dostępność w wybranym terminie i późniejsze negocjacje.
