Dobre artykuły do przedruku

Rzadkością są firmy posiadające skatalogowaną dokumentację wewnętrzną, poprzez którą rozumieć należy m.in.:

• wszelkiego rodzaju regulaminy,
• rozporządzenia,
• cenniki,
• kontakty.

Niekiedy część potrzebnej dokumentacji zostaje udostępniona pracownikom w postaci obszernych zasobów poczty firmowej. W takim wypadku odnalezienie konkretnego, właściwego regulaminu sprowadza się do przewertowania skrzynki, przeglądnięciu wielu podobnych załączników aż

w końcu – po utracie bezcennego czasu – natrafienia na właściwy dokument. Jednak często nie udaje się odnaleźć tego, czego szukamy na naszej poczcie. Wtedy rozpoczyna się rutynowy proces mailowania lub obdzwaniania współpracowników z pytaniem o dostępności pożądanego dokumentu.

Osoby ceniące dobrą organizację pracy najczęściej zapisują wszystkie ważne dokumenty w odrębnym folderze, przetrzymywanym na pulpicie komputera – niestety nie każdy praktykuje wykonywanie kopii bezpieczeństwa. W konsekwencji, awaria sprzętu generalizuje konieczność ponownego – kilkugodzinnego bądź nawet kilkudniowego – zgromadzenia utraconych danych.

Istnieją jednak sposoby dla poprawnego skatalogowania, a następnie udostępnienia dokumentacji wszystkim zainteresowanym pracownikom – w zależności od przyznanych im uprawnień wglądu. Odbiór potrzebnego regulaminu w tym wypadku odbywa się na dowolnym urządzeniu, a jedynymi wymaganiami są: dostęp do Internetu oraz zainstalowana przeglądarka internetowa.

– Możliwość stałego i kontrolowanego dostępu do uporządkowanej dokumentacji firmowej to duży krok, jeżeli chodzi o mobilność, dodatkowo eliminuje wszelkie ograniczenia w pracy poza biurem
i pozwala zaoszczędzić cenny czas – twierdzi Łukasz Osuch, twórca platformy Offigo*. Badania pokazują, że coraz więcej firm korzysta z oprogramowania z dostępem online, chodzi głównie
o wygodę i oszczędność czasu oraz nie ma obawy przed umieszczaniem danych na serwerach gdzie są zastosowane te same zabezpieczenia jak np. w bankowości.

*Platforma do zarządzania firmą Offigo.pl została współfinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.