Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Filed under: Biznes
Comments: None
Tagi: , elektroniczny obieg dokumentów, offigo.pl
W obecnych czasach chcąc prowadzić jakiekolwiek firmę nie sposób zrezygnować z wykorzystywania rozwiązań teleinformatycznych. Jeszcze jakiś czas temu oprogramowanie stosowane w firmie miało na celu jedynie wspierać wystawianie dokumentów, a obieg funkcjonował jedynie w formie papierowej. Taka krążąca po działach, osobach czy pokojach dokumentacja papierowa często wymagała akceptacji – pieczątki, parafki bądź komentarza upoważnionego pracownika. Często dokumenty ginęły bądź nie trafiały do właściwych osób; albo trafiały do odpowiedniej osoby, u której jednak gdzieś w stosie papierów leżały dłuższy czas.
Popełniane błędy, wnikające głównie z braku odpowiedzialności oraz analizy wąskiego gardła sprawia, że nie sposób mówić tutaj o rzetelnym i szybkim przepływie informacji. Obecnie dokumentacja elektroniczna jest równoprawna z papierową, a dodatkowo pozwala ograniczać koszty i oszczędzać czas. Obok oszczędności czasu (wysyłka dokumentacji elektronicznej jest w pełni niezależna od odległości), dochodzi również aspekt ochrony środowiska. „Elektroniczny obieg dokumentów to temat bardzo indywidualny ze względu na zróżnicowaną strukturę każdego przedsiębiorstwa oraz uprawnienia pracowników. Jednak dla każdej firmy można dopasować oprogramowanie lub po analizie wszystkich procesów stworzyć z uwzględnieniem wszystkich zależności. Taki system nie tylko zastąpi papierowy obieg dokumentacji, ale również znacznie go usprawni i pozwoli kontrolować” – twierdzi Pan Łukasz Osuch, autor systemu Offigo.pl.
Oprogramowanie może być również dostępne online, co jest bardzo przydatne
w przypadku, gdy firma ma oddziały w różnych miejscach. To dodatkowo umożliwia użycie takich narzędzi, jak: wieloetapowa akceptacja, zdefiniowanie zastępstw oraz analiza wąskiego gardła. Wszystko to składa się na poprawę organizacji firmy oraz pewność, że każdy dokument dotrze do właściwej osoby. Oszczędność czasu, szybki przepływ informacji, bezpieczeństwo informacji, kontrola nad podejmowanymi decyzjami – to priorytety każdej firmy warto, więc usprawnić ten element, co powinno przełożyć się bezpośrednio na osiągane wyniki.
*Platforma do zarządzania firmą Offigo.pl została współfinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
